Im Allgemeinen wird der Zeitpunkt, sich mit dem Thema Küche zu beschäftigen, vor allem im Caremarkt so lange wie möglich herausgezögert. Schließlich bedeutet es viel zeitlicher Aufwand und Kapital, beides ist bekanntermaßen eher knapp bemessen. Dazu kommt die Koordination zwischen ganz unterschiedlichen Beteiligten mit zum Teil deutlich abweichenden Vorstellungen, was das Ganze vielleicht etwas spannender, aber nicht automatisch erstrebenswerter macht. Am Ende kann man vielleicht noch nicht einmal eine signifikante Ersparnis erwarten, sondern hat „nur“ für die nächsten 15 Jahre die Betriebssicherheit gewährleistet.

Was sind nun die treibenden Faktoren, sich seitens der Geschäftsführung oder Einrichtungsleitung doch mit diesem Thema zu beschäftigen? Die häufigsten Gründe sind:

• Allgemeiner Investitionsstau und damit verbundene steigende Reparatur- und Wartungskosten.
• Die Lebensmittelüberwachung hat konstatiert, dass die baulichen Gegebenheiten und Abläufe nicht mehr den aktuellen Anforderungen entsprechen und durch die notwendigen Änderungen wird der Bestandsschutz aufgehoben.
• Ein Zusammenschluss von mehreren Einrichtungen oder generell die Überlegung zur Zentralisierung bedarf höherer Kapazitäten oder einer EU-Zulassung.
• Durch ständige Erweiterungen in der gesamten Einrichtung liegt die Küche räumlich am falschen Ort. War es vor 30 Jahren noch normal, über die Küche zentral ein ganzes Haus zu versorgen, haben sich die Strukturen mittlerweile so sehr verändert, dass es für die hausinternen Abläufe wichtiger sein kann, Diagnose- oder Behandlungsräume an exponierter Stelle vorzuhalten.
• Reduzierung von Energieverbrauch. Dies nicht nur aus dem Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit und Ökologie, es wird auch Thema, wenn vielleicht die Notstromversorgung neu aufgestellt wird und die Küche mit alter Technik als Stromfresser Nr.1 identifiziert wird.
• Der auch in diesem Bereich immer mehr stattfindende Fachkräfte- und Mitarbeitermangel erfordert eine moderne Küchenausstattung mit höherem Automatisierungsgrad.
• Den gesteigerten Anforderungen bezüglich Essen kann wegen ungeeigneter Räumlichkeiten nicht Rechnung getragen werden.
• Um Prozesse und Abläufe zu verbessern und entsprechendes Einsparpotenzial zu nutzen, ist eine neue Raumstruktur notwendig.

Diese Aufstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, zu vielschichtig sind die Gründe sich mit der Thematik zu befassen.

Bevor man nun an eine Zielplanung gehen kann, sind im Vorfeld viele Fragen zu klären, besser noch, überhaupt erst einmal zu stellen. An dieser Stelle wird oftmals relativ schnell eine Meinung gebildet und somit vorschnell die Erarbeitung alternativer Möglichkeiten ausgeschlossen, die für eine strategische Planung (immerhin reden wir über Zeiträume von 15 Jahren und mehr) unerlässlich sind.

Sind die aktuellen Vollkosten je Beköstigungstag bekannt? Also Personal-, Wareneinsatz, Betriebsnebenkosten sowie Instandhaltungen und Abschreibungen? Werden dem gegenüber die gesamten Erträge aus Patientenversorgung, Stationsbedarf, Cafeteria, Konferenzbewirtung und externe Kunden gestellt? Nur so lässt sich im Vorfeld der Status Quo und zukünftige wirtschaftliche Auswirkungen darstellen. Eines der wesentlichen Ziele wird es sein, dort einen kalkulierten Planwert zu erreichen und vorab zu entscheiden, welche Leistungen darin enthalten sind.

Ist die notwendige Kompetenz im eigenen Unternehmen vorhanden? Damit ist nicht nur die Küchenleitung gemeint, sondern auch eine notwendige Projektleitung, die auf der einen Seite entsprechendes Verständnis für Technik und strukturelle Abläufe haben sollte und auf der anderen Seite die empathische Fähigkeit eines guten Moderators. Wenn der Küchenleitung in der Vergangenheit die Gelegenheit zu notwendigen Fortbildungen und Austausch mit anderen Kollegen gegeben wurde, ist dies ein wichtiger Vorteil. Leider sieht die Realität meist etwas anders aus und langjährige Mitarbeiter haben mitunter gar kein Fortbildungsbudget. Oder die Küchenleitung ist noch jung und unerfahren und kann die erforderlichen Kenntnisse nicht aufweisen. An dieser Stelle sollte durchaus überlegt werden, ob man einen externen Berater, der den Markt und Umstrukturierungen dieser Art kennt, einbeziehen will.

Welchen Zeitrahmen setzt man für diese erste Bestandsaufnahme und welche Ressourcen werden dafür zur Verfügung gestellt? Mit welchem Kreis an Beteiligten beginnt dieser Prozess? Nimmt man sich die Zeit, um gute Beispiele zu sichten und sich einen Überblick zu verschaffen?

Nach welchem Ansatz wird die Umsetzung erfolgen: vorgegebenes möglichst kleines Budget zur Erreichung einer Minimallösung? Oder doch die Planung der (natürlich realistischen) optimalen Umsetzung und Ausrichtung des Budgets daran? Dies kann am Ende durchaus langfristig die wirtschaftlichere Variante sein, wenn der höhere Invest später zu einer effizienteren, energiesparenden oder mit höherem Output versehenen Versorgungsleistung führt.

Nicht zuletzt ist auch die Frage nach der gewünschten Qualität und Quantität zu beantworten. Es gibt genügend Beispiele, wie Hotelleistungen und Ernährungskonzepte für eine Einrichtung zu steigenden Erträgen (nicht nur Umsatz!) führen können. Somit lassen sich entweder die Kosten insgesamt senken oder man bietet werbewirksam ein noch besseres Angebot an. Durch immer präsenter werdende Bewertungsportale in den sozialen Medien ist dies mit Sicherheit für die Zukunft ein nicht zu unterschätzender Faktor.

Natürlich gibt es je nach Konstellation noch viele andere Dinge zu beachten, dies soll an dieser Stelle zunächst einen ersten Überblick zur Herangehensweise vermitteln. Vielleicht sind Sie ja gerade an dieser Stelle und möchten diesen Artikel kommentieren oder ergänzen, ich würde mich sehr darüber freuen.

Im nächsten Artikeln befassen wir uns dann mit der Zielplanung (wohlgemerkt – keine Küchenplanung, der Weg geht noch etwas weiter) und der damit verbundenen Konzepterstellung.

Verfasser: Jörg Jendrny

GV-Konzepte - Gemeinsam neue Verpflegungswege gehen